Zjednodušeně řečeno, veřejnými listinami jsou každé listiny, na kterých je otisk razítka orgánu veřejné moci nebo podpis úřední osoby jednající v pozici orgánu veřejné moci. Veřejnými listinami jsou také schvalovací doložky vyhotoveny notáři v rámci jejich činnosti notáře. Všechny tyto listiny, aby mohly být použity v zahraničí, potřebují projít procesem vyššího ověřování, nebo mohou být apostilované za předpokladu, že stát, ve kterém orgán veřejné moci listinu vydal, je smluvním státem Úmluvy o zrušení požadavku ověřování cizích veřejných listin, tzv. Haagské úmluvy o Apostille.
Apostila umožňuje použití zahraničních dokumentů i u nás v domovské zemi. Během celého života provázejí každého z nás veřejné listiny. Po narození „získáme“ rodný list, později ve škole vysvědčení, diplomy, pak se setkáváme s žádostmi o udělení patentu, výpisy z obchodních rejstříků, soudními rozhodnutími a dalšími listinami, kterým zákon nebo mezinárodní smlouva přiznává status veřejných listin.
Orgány vydávající apostilu
Apostila předpokládá vědomost člověka žádajícího o apostilaci o orgánu veřejné moci před kterým je třeba veřejnou listinu apostilou, co pro člověka neznalého věci znamená hodně energie strávené hledáním informace o příslušném orgánu. Seznam těchto orgánů je tady.